Se entiende por contratación de bienes y servicios el contrato que la Fundación Futuro y Desarrollo Comunitario (FUDESCO) con los particulares y entidades públicas.
A efectos de asegurar la ejecución de obras, la prestación de servicios o la adquisición de bienes.
Contratacion de Bienes y Servicios
Fundación Futuro y Desarrollo Comunitario FUDESCO, El objeto de los contratos no es otro que la adquisición de bienes y servicios tendientes a lograr los fines de FUDESCO en forma legal, armónica y eficaz.
1. Ámbito de aplicación
Manual de contratación de bienes y servicios y consultoría de FUDESCO rige para la actividad contractual que realice la fundación. Se exceptúan:
a. Los contratos relacionados con la vinculación de personas naturales que presten sus servicios mediante contrato de trabajo.
b. Las compras que se hagan por caja menor.
2. Marco normativo
La actividad contractual de FUDESCO se rige por los principios inherentes a la función administrativa, fiscal y presupuestal desarrollados en la carta política; el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública, compilado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1508 de 2012, Decreto 1082 de 2015, Ley 1882 de 2018 y las demás normas que lo adicionen, modifiquen, complementan o sustituyan.
Toda la actividad contractual de la entidad se realizará de forma articulada con las políticas, estrategias, directrices y recomendaciones emitidas por la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia compra eficiente, los entes de control y demás autoridades, según sus competencias y funciones.
Se cumplirá con las normas referentes al control y prevención del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, contenidas en la circular básica jurídica emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia y las demás que en el futuro la adicionen o modifiquen.
3. Principios del proceso de contratación
En este manual se acogen como sus elementos orientadores, los siguientes principios: transparencia, economía, responsabilidad, celeridad, eficacia e imparcialidad. Los conceptos anteriormente citados juegan un doble papel: de una parte, guían, orientan y determinan la actividad contractual; de otra, sirven de criterio de interpretación de las normas de la contratación cuando ellas son incompletas, confusas o ambiguas.
A. Transparencia
Se refiere a la claridad o diafanidad en las etapas de la formación, celebración y ejecución del contrato y responde a la necesidad de lograr una contratación libre de presiones políticas, económicas o familiares. Dice de la igualdad de oportunidades y condiciones que deben concederse a quienes participan en el proceso de selección del contratista y de la escogencia de la oferta más favorable teniendo como único criterio selectivo el de la conveniencia para FUDESCO y para el interés común.
B. Economía
Traduce la voluntad de ajustar los costos y los gastos de la contratación adoptando mecanismos de administración que suprimen trámites, los aceleran, los unifican y extienden el deber de eficiencia de los funcionarios de la institución. Impone FUDESCO seriedad al contratar y sólo se inician los procesos cuando se ha expedido el compromiso presupuestal correspondiente.
C. Responsabilidad
Hace relación a los criterios de lealtad, rectitud y transparencia que deben imperar en la etapa de elaboración de los contratos y en la de su ejecución y liquidación. La responsabilidad de la actividad contractual se extiende:
a. A FUDESCO en su calidad de contratante.
b. A los trabajadores que intervienen en los procesos contractuales.
c. A los contratistas.
d. A los consultores, interventores y asesores.
D. Celeridad
Quienes intervengan en la actividad contractual darán impulso oficioso a los procedimientos contractuales.
E. Eficacia
Los trabajadores, consultores, asesores e interventores que intervengan en la actividad contractual deberán tener en cuenta los fines de FUDESCO y el logro de los mismos.
F. Imparcialidad
Los trabajadores, consultores, asesores e interventores, al desarrollar sus actividades contractuales deberán actuar garantizando y asegurando los derechos de los contratistas y terceros.
Además, las actuaciones de los trabajadores intervinientes en las diferentes etapas de la actividad contractual de la fundación, observarán los principios de orden constitucional y legal, desarrollados en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública siendo estos los de buena fe, celeridad, coordinación y colaboración, debido proceso, eficacia, eficiencia, economía, ecuación contractual, igualdad, imparcialidad, interpretación de las reglas contractuales, libre concurrencia, moralidad, planeación, publicidad, previsibilidad, responsabilidad, selección objetiva y transparencia.
4. Elementos esenciales del contrato
A. Capacidad de las partes las partes del contrato son, de un lado, FUDESCO como sujeto de derecho privado y, de otro, un sujeto de derecho privado o de derecho público.
1. Competencia de FUDESCO y de sus trabajadores. El trabajador que contrata en nombre y representación de FUDESCO, debe poseer atribuciones para dirigir el proceso contractual desde su inicio hasta su terminación. Adicionalmente se requiere la autorización expedida por la junta directiva, en forma particular o en forma genérica de acuerdo con lo estipulado en este manual.
2. Capacidad del contratista es la aptitud legal de la persona (natural o jurídica) para participar en el proceso de contratación, celebrar contratos y obligarse con FUDESCO en su calidad de contratante. Por regla general son capaces todas las personas naturales. Son incapaces, por excepción, las personas incursas en las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en ley.
B. Consentimiento exento de vicios, el consentimiento es el acuerdo de las voluntades acerca de un mismo objeto contractual. La consensualidad es la característica de los contratos que celebre FUDESCO, pues para que éstos se perfeccionen no se requiere nada distinto que el acuerdo de las partes sobre el objeto y la contraprestación y que dicho acuerdo se eleve a escrito. Los vicios del consentimiento son el error, la fuerza y el dolo definidos de acuerdo a la ley.
5. Elementos para suscribir un contrato
Podrán celebrar contratos las personas de derecho público y/o particulares con FUDESCO en los siguientes términos:
A. Personas Naturales
Se sigue el principio general de la capacidad, pero se deben tener en cuenta las inhabilidades e incompatibilidades en las cuales la ley indica quienes no pueden celebrar un contrato FUDESCO, a pesar de ser legalmente capaces.
B. Personas Jurídicas
Al tratarse de personas jurídicas, su capacidad para contratar está circunscrita a su objeto.
C. La oferta
Puede ser expresa o tácita.
D. La aceptación
Es el acto que sigue y con el cual se obtiene el acuerdo de voluntades. La persona a quien se dirige la oferta se adhiere a ella con la sola puesta de su firma en la orden de trabajo, cuando se trata de contratos sin formalidades plenas o de la suscripción del contrato, cuando se trata de contrato con formalidades plenas, por lo tanto, requiere del escrito correspondiente.
E. El objeto
Debe ser determinado o preciso, posible y lícito.
F. La causa
Es el interés jurídico que surge con ocasión del contrato.
6. Gestión contractual: Fases de la contratación
El proceso contractual será el conjunto de actos y actividades que a FUDESCO le corresponde adelantar para desarrollar la actividad contractual, selección de contratistas, ejecución de obras y/o adquisición de bienes y servicios requeridos por esta para el cumplimiento de la misión institucional. El proceso inicia con la planeación y va hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, según corresponda, o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.
En este contexto, el proceso contractual está integrado por dos (2) etapas, así:
(i) contractual y
(ii) poscontractual, en el que se desarrollarán las siguientes actividades, sin estar limitados a estas:
Etapa contractual
Actividad
Designación del supervisor.
Responsables
Ordenador del gasto.
Actividad
Registro presupuestal del contrato.
Responsables
Responsable del presupuesto.
Actividad
Reporte mensual a la cámara de comercio de los contratos celebrados por la entidad.
Responsables
Asesor jurídico.
Actividad
Envío de comunicación de designación de supervisor.
Responsables
Asesor jurídico.
Actividad
Suscribir acta de inicio.
Responsables
Supervisor del contrato.
Actividad
Cargar el acta de inicio en la plataforma secop ii.
Responsables
Supervisor del contrato.
Actividad
Ejercer la supervisión y vigilancia del contrato.
Responsables
Supervisor del contrato.
Actividad
Expedición de actas, informes o actos generados en el transcurso del contrato.
Responsables
Supervisor del contrato.
Actividad
Publicación en secop ii de los documentos que se generen en la ejecución del contrato (informes de supervisión, acta de inicio y acta de recibo).
Responsables
Supervisor del contrato.
Actividad
Administrar los documentos físicos del proceso.
Responsables
Administrativo.
Etapa poscontractual
Actividad
Acta de liquidación del contrato.
Responsables
Supervisor del contrato.
Actividad
Revisión del acta de liquidación del contrato.
Responsables
Supervisor del contrato, asesor jurídico, contabilidad.
Actividad
Cargar el acta de liquidación del contrato y documentos complementarios.
Responsables
Asesor jurídico.
Actividad
Trámite de pagos.
Responsables
Supervisor del contrato.
Actividad.
Cierre del proceso contractual en la plataforma secop ii.
Responsables.
Asesor jurídico.
Actividad
Administrar los documentos físicos del proceso.
Responsables
Administrativo.
7. Garantías
La aprobación de las garantías será competencia del interventor del contrato, previa revisión del área de administración de la entidad. La aprobación deberá constar por escrito o en el cuerpo de la póliza o garantía. Dicha aprobación será requisito necesario para iniciar la ejecución del contrato.
8. Modalidades de contratación
FUDESCO seleccionará al contratista de acuerdo con las siguientes modalidades:
a. Solicitud de oferta directa.
b. Proceso competitivo cerrado.
c. Proceso competitivo abierto.
d. Contratación de emergencia.
A. Solicitud de oferta directa
Modalidad mediante la cual FUDESCO contratará de manera directa al contratista, esto es con una sola oferta, en los siguientes eventos:
La contratación y adquisición de bienes y/o servicios cuya cuantía sea igual o inferior a doscientos (200) salarios mínimos mensuales legales vigentes (en adelante smmlv) incluido iva.
La adquisición de bienes y/o servicios que solamente un proveedor pueda suministrar por tratarse de ser fabricante, distribuidor, representante exclusivo o porque ostente los derechos de propiedad intelectual.
Los contratos para la ejecución de actividades que puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas, en consideración a sus calidades técnicas, de experiencia y amplio reconocimiento en el mercado, debidamente justificada.
La prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de FUDESCO.
Cuando se trate de necesidades o actividades consideradas como estratégicas para FUDESCO.
Cuando existan razones de seguridad o confidencialidad, las cuales deberán estar justificadas por escrito por parte del solicitante.
Cuando el contrato se celebre con organizaciones comunitarias.
La celebración de convenios de colaboración, asociación, participación u otro tipo de asociación.
Cuando no se presenten ofertas o cuando las allegadas no hayan obtenido las calificaciones exigidas en el proceso de contratación, previa decisión de la junta directiva.
La adquisición de un bien para prueba o ensayo, con el fin de evaluar la introducción de nuevas tecnologías, o en busca de mejores alternativas, de conformidad con las recomendaciones de las áreas técnicas.
Cuando como resultado de la precalificación quede un solo oferente.
Cuando por las características del bien y/o servicio a contratar proceda la aplicación de acuerdos de precios, listados de precios o tarifas aprobadas por la junta directiva.
Los contratos de publicidad, plan de medios, o en general para la ejecución de actividades de difusión y/o divulgación.
Cuando se trate de convenios con entidades públicas o privadas sin ánimo de lucro o cuando se trate de contratos interadministrativos.
Contratos de arrendamiento, permuta o compra, cuando se trate de bienes inmuebles que no sean propiedad de FUDESCO.
B. Proceso competitivo cerrado
Modalidad de selección en la cual FUDESCO formulará una invitación a mínimo tres (3) oferentes; y mediante la aplicación de criterios de evaluación previamente determinados, seleccionará entre ellos el ofrecimiento más favorable para la entidad. Para esta modalidad FUDESCO podrá adelantar previamente un análisis de mercado.
Esta modalidad será aplicable cuando la cuantía estimada del contrato a celebrar sea superior a doscientos (200) SMMLV e inferior a diez mil (10.000) SMMLV, incluido IVA.
Independientemente de la cuantía, también aplicará esta modalidad en los siguientes eventos:
a. Cuando se trate de procesos relacionados con convocatorias abiertas por el gobierno nacional; convocatorias o invitaciones para la construcción y adquisición de activos relacionadas con el objeto social de FUDESCO; prestación de servicios asociados a los negocios operativos; convocatorias internacionales.
b. Cuando existan razones técnicas y/o tecnológicas, las cuales deberán estar justificadas por escrito por parte del solicitante.
c. Como resultado de una precalificación y/o análisis de mercado aprobado previamente por la junta directiva.
C. Proceso competitivo abierto
Modalidad de selección en la cual FUDESCO publicará invitación para que participen todos los interesados en el proceso competitivo abierto; y mediante la aplicación de criterios de evaluación previamente determinados, seleccionará entre ellos el ofrecimiento más favorable para la entidad. Esta modalidad será aplicable a aquellos casos en que la cuantía estimada del contrato a celebrar sea igual o superior a diez mil (10.000) smmlv incluido iva.
Parágrafo
La convocatoria y sus adendas se publicarán en la página web FUDESCO.
D. Contratación de emergencia
Modalidad de selección aplicable en los casos de contratación de emergencia, en el cual el solicitante deberá fundamentar por escrito su decisión e informarla a la junta directiva, a más tardar en la reunión siguiente a la fecha de ocurrencia del hecho.
9. Inhabilidades
Son inhábiles para celebrar cualquier clase de contrato con FUDESCO:
a. Las personas que se encuentren inhabilitadas para contratar por la constitución política y las leyes;
b. Quien en sentencia judicial haya sido condenado a la pena accesoria de interdicción de derechos, mientras esta subsista;
c. Los servidores públicos, excepto los contratistas del sector público;
d. Quien sea miembro de la junta directiva de FUDESCO;
e. Quien ejerza las funciones de revisoría fiscal; con excepción de su propia contratación como profesional.
10. Interventor del contrato
Los contratos que celebre la entidad tendrán un interventor del contrato, ya sea interno o externo, responsable de verificar el cumplimiento del mismo.
11. Indemnizaciones y apremios
En todos los contratos que celebre FUDESCO se pactará cláusula penal pecuniaria o estimación anticipada de perjuicios. En los contratos de tracto sucesivo se incluirá una cláusula que regule las deducciones económicas que se impondrán para apremiar el cumplimiento y su monto se establecerá de acuerdo con la cuantía del contrato.
12. Criterios de interpretación del contrato.
Las disposiciones de este manual deberán ser interpretadas de manera integral y sistemática, en concordancia con las normas del código de comercio y del código civil. Los eventos que no se encuentren previstos expresamente en el manual se atenderán aplicando la regla que haya resuelto otro similar a partir de la vigencia de este manual y lo establecido y dispuesto por la junta directiva.
Representante legal.
Biviana vargas rojas.
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